Qué debe incluir un presupuesto de automatización

Dos presupuestos con el mismo precio pueden ser proyectos muy distintos. Esta lista te permite comparar propuestas por lo que incluyen y no solo por lo que cuestan.

Un presupuesto de automatización bien hecho es a la vez un documento comercial y una garantía de que ambas partes entienden lo mismo. Uno mal hecho es una invitación a discutir cuando el proyecto ya está a medias.

Usa esta lista para revisar cualquier propuesta y detectar lo que falta. Para entender los componentes del coste, consulta cuánto cuesta automatizar una empresa.

1. Alcance concreto

Debe decir con claridad qué procesos se automatizan, en qué herramientas y con qué resultado esperado. "Automatización de tu empresa" no es un alcance; "registro automático de facturas de proveedores desde el correo, con aviso al responsable si el importe supera un umbral" sí lo es.

Comprueba que aparece:

• Lista de procesos o flujos.
• Sistemas implicados y qué se conecta con qué.
• Dónde interviene la IA y con qué límites.
• Dónde interviene una persona.
• Qué no incluye el proyecto. Es tan importante como lo que sí incluye.

2. Entregables

• Flujos construidos y en funcionamiento.
• Documentación de cómo funcionan.
• Accesos y credenciales entregadas.
• Formación básica al equipo, si procede.
• Informes o paneles, si se acuerdan.

3. Costes puntuales y recurrentes, por separado

• Puntuales: análisis, diseño, implantación, pruebas, formación.
• Recurrentes: plataforma o servidor, uso de IA, canales (por ejemplo mensajes de WhatsApp), soporte y mantenimiento.
• Variables: qué parte depende del volumen y cómo se estima.

Pide una estimación de los costes variables en varios escenarios de uso (bajo, medio y alto).

4. Plazos y fases

Un calendario con hitos: diagnóstico, diseño, construcción, pruebas, piloto y puesta en producción. Debe indicar de qué depende cada plazo (accesos, validaciones, datos). Mira qué influye en cuánto tarda en implantarse una automatización.

5. Pruebas y periodo de piloto

Qué pruebas se harán, con qué datos y durante cuánto tiempo el sistema funcionará con supervisión antes de darlo por terminado.

6. Criterios de éxito

Cómo se medirá que funciona: tiempo por tarea, porcentaje de consultas resueltas, errores. Sin criterios, cada parte tendrá su propia idea de éxito.

7. Propiedad y acceso

• Quién es propietario de los flujos, de las cuentas y de los datos.
• Si podrás llevártelos a otro proveedor.
• Si hay licencias o dependencias que te atan.

8. Protección de datos y seguridad

• Dónde se alojan los datos.
• Qué proveedores externos intervienen (herramientas, modelos de IA).
• Si se firmará un contrato de tratamiento de datos.
• Qué permisos de acceso se solicitan y cómo se limitan.
• Cómo se gestionan las credenciales.

9. Soporte y mantenimiento

• Qué incluye el soporte y con qué tiempos de respuesta.
• Cómo se gestionan las incidencias.
• Qué ocurre cuando cambia una herramienta o una API.
• Cómo se solicitan mejoras y cómo se presupuestan.

10. Condiciones de contratación

• Forma de pago y calendario.
• Qué ocurre si cambia el alcance durante el proyecto.
• Duración del contrato de mantenimiento y condiciones de baja.
• Confidencialidad.

Cómo comparar dos presupuestos

Haz una tabla con estas diez filas y rellénala para cada propuesta. Verás enseguida que la más barata suele omitir mantenimiento, pruebas o propiedad, y que la más cara a veces incluye cosas que no necesitas.

Complementa la comparación con cómo elegir una agencia de automatización con IA.

Señales de alerta en un presupuesto

• Una sola línea con un precio total y sin desglose.
• Promesas de resultados sin criterios de medición.
• No se mencionan costes recurrentes.
• El proveedor no entrega documentación ni accesos.
• Ninguna referencia a datos personales o seguridad.

Antes de firmar

Verifica que has entendido el alcance, que los costes recurrentes son razonables frente al ahorro esperado (usa la calculadora de ahorro) y que tienes claro cómo saldrías del acuerdo si algo no funciona.

Preguntas frecuentes